Faut-il externaliser certaines activités de sa caisse de pension ou pas ?

Dans le contexte actuel, les caisses de pension doivent relever de nombreux défis afin de pouvoir maintenir leur institution en bonne santé.

Les principaux défis sont :

  • Pour le conseil de Fondation : assumer l’augmentation des responsabilités; posséder les bons indicateurs pour la gestion des risques et pour le suivi de sa Caisse de pension; bien comprendre les résultats des études faites par les experts (expertise technique, étude ALM, etc).
  • Pour l’employeur : avoir un soutien dans ses activités RH 
  • Pour les assurés : avoir des réponses rapides et en tout temps à leurs demandes; pouvoir faire des simulations online et en tout temps (accès à la propriété, retraite, divorce).
  • Pour une bonne gestion de la fortune : gérer les liquidités avec des taux d’intérêt négatifs ; choisir les bons véhicules de placement (gestion active ou passive); implémentation d’une charte d’investissement responsable.
  • Dans le cadre de la gestion administrative : gérer l’évolution des outils informatiques avec les mises à jour et digitalisation des processus.

Dans ce contexte, il est naturel et légitime de se poser la question de l’externalisation.

Externalisation, qu’est-ce que cela signifie ?

Le dictionnaire Larousse indique : « Action pour une entreprise de confier une partie de ses activités à des partenaires extérieurs ».

S’ajoute à cette définition deux éléments importants auxquels il faut veiller dans toute externalisation ; le contrôle et la surveillance des activités déléguées ainsi que le maintien de l’accès aux données et à son historique.

Pour une externalisation réussie, nous vous proposons une approche en 5 étapes :

1ère étape, le Pourquoi
Quelles sont les motivations ? pourquoi un tel changement ?

Avant d’externaliser, il faut avoir une bonne raison, comme par exemple :

  • Besoin de se concentrer sur le pilotage de sa caisse de pension
  • Réduction des charges
  • Mieux maîtriser les coûts (administratifs, gestion financière, gestion immobilière)
  • Optimiser l’organisation de sa caisse
  • Améliorer la qualité des services
  • Diminuer les risques
  • Gérer un départ du gérant
  • etc...

Dans certain cas il peut y avoir urgence, mais nous conseillons au conseil de fondation de prendre le temps de la réflexion et d’avoir une bonne raison d’externaliser son/ses activités.

2ème étape, le Quoi
Quels sont les éléments qu’il est important de déléguer ? Quelles sont les tâches que le Conseil de Fondation souhaite confier à un prestataire ? quel est son cahier des charges ?

Le Conseil de Fondation doit en premier faire une analyse pour déterminer le cadre de l’externalisation particulièrement les éléments qu’il souhaite optimiser, puis déterminer les critères qui lui semblent importants, voir essentiels.

Le cahier des charges doit lister tout ce qui est important pour le Conseil de Fondation :

  • Ses besoins et ses attentes 
  • Les tâches à externaliser 
  • Les conditions contractuelles 
  • Le processus de mise en œuvre et de reprise de l’historique des données 
  • Les conditions d’exécution 
  • Les moyens et procédés de contrôle
  • L’identité des interlocuteurs

Il est également essentiel, pour le Conseil de Fondation, de déterminer les moyens de contrôle et de surveillance, cette étape implique aussi l’identification des risques de l’externalisation.

Nous vous conseillons de faire une première analyse de faisabilité, un premier comparatif, un premier test pour bien déterminer les activités que le Conseil de Fondation souhaite externaliser.

3ème étape, le Qui
Comment bien choisir le bon prestataire ?

Le choix du prestataire est capital pour réussir son externalisation. Le Conseil de Fondation doit avoir une vision à long terme en cherchant un partenaire flexible, expérimenté et de qualité.

Un soin particulier doit être apporté à :

  • La communication qui est capitale. Privilégiez un prestataire qui priorise la communication et qui soit transparent dans ses actions, son processus et ses tarifs.
  • L’expérience, la notoriété et les références du prestataire qui est souvent gage d’un bon niveau de qualité des prestations.

Afin de trouver le bon prestataire le Conseil de Fondation doit faire un appel d’offre contenant le cahier des charges défini à la deuxième étape.

Nous conseillons le Conseil de fondation de se faire aider par un professionnel pour l’appel d’offre, comme par exemple leur expert en caisse de pension. Ce dernier pourra également l’aider dans les prises de décision.

4ème étape, le Comment
Comment rédiger le contrat d’externalisation ?

Le contrat d’externalisation doit contenir :

  • Le cahier des charges de manière complète 
  • Les engagements de part et d’autre 
  • Les responsabilités de chacun 
  • Les frais de manière exhaustive, le modèle de frais 
  • Les modalités de renouvellement et de sortie du contrat 
  • Le processus de mise en œuvre et de reprise de l’historique des données 
  • Les clauses de confidentialité

Le contrat doit répondre à toutes les attentes du Conseil de Fondation.

5ème étape, le Comment
Comment transférer les activités ? comment mettre en place un planning ?

La planification du transfert des activités doit être faite en parallèle au contrat d’externalisation.

Cet élément est capital pour un bon démarrage du transfert des activités.

Au vu de notre expérience Il est important :

  • Que le nouveau prestataire soit en mesure de mettre à disposition des experts pour la réussite de cette étape.
  • De démarrer ce processus 6 mois avant la date du transfert car cela prend toujours plus de temps que ce que l'on imagine.

En conclusion

Si ces 5 étapes sont bien appliquées, la Caisse de pension aura tous les bénéfices d’une bonne externalisation, à savoir :

  • Le maintien de son autonomie
  • Le Conseil de fondation gardera une totale indépendance avec
    • Un accès à des professionnels expérimentés
    • Des outils de pilotage performants et modernes
  • Une solution pérenne et sûre avec des professionnelles

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